担任業務をやっていて、毎学期末にある出欠の集計にはいつも時間をとられます。

クラスの生徒全員が１日も休まずに皆勤を貫いてくれたらどれだけ楽か・・・。

現実そんな事は不可能です。

解決するためにあるエクセルファイルを作成したので、みなさんと共有したいと思います。

私自身、このファイルを作ってからは出欠の集計にかかる作業がかなり減り、さらにミスも格段に減りました！

ファイルのダウンロード

ファイル名は「欠席回数の生徒への確認」です。このファイルを使うと

• 通知表への記入が手入力ではなく、コピペでできるようになる
• 担任の集計した数が間違っていないか、生徒ひとりひとりに確認することができる

というメリットがあります。

ファイルの使い方

出欠簿を見て休んだ日数、理由を調べる

ただ欠席といっても、体調不良、熱、腹痛、家事都合、忌引など理由は様々あります。

コロナ禍になってからは「感染症のため」「感染症予防のため」という理由も加わりました。

まずは出欠簿を見てどの生徒が、どんな理由で、何日休んだかを数えます。

ここの集計はまだまだアナログです。これはできるだけ毎週集計しておきたいことなので、私は副室長の生徒に掃除の時間にお願いをしています。

学期ごとの累計の欠席日数を入力する

学校によって書式や入力の順番が異なっているかもしれないので、適宜修正してください。

休んだ理由を入力する

これが手入力で行うと一番大変な仕事です。

通知表への書き方として

• 数字は半角
• 出席停止の理由から先に書く
• 理由と理由の間は「、」を入れる

という決まりがあります。

正直、生徒ひとりひとりの休んだ理由を数えながら上記のことを気をつけることをミスなくこなすのは難しいです。

このファイルは数字を入力するだけで上記のことを自動的にまとめてくれます。

２学期と３学期は今までの合算になるのですが、それもこのファイルなら各学期の集計をするだけで自動的に合算してくれます。

入力が間違っていないか、生徒に確認をとる

ここは飛ばしても構いませんが、私は通知表を渡した後に

とかを言われて二度手間にしたくはないので確認をとります。
朝のSTで配布して、

と言えばおしまいです。

本来のファイルへ貼付けする

生徒に確認をとり、間違っていないことがわかったらいよいよ通知表を印刷するファイルに貼り付けます。

貼り付けにはそれぞれの学期の青いところを貼り付けてください。

まとめ

私は３年間ずっとこれを使い続けてきましたが、ミスもなく、他の先生よりも早く仕事をこなすことができました。

令和４年度から学習指導要領が変わり、評価の仕方も大きく変わった影響で、通知表を作成するファイルが変わりました。（スクールエンジンというやつです）

もしかしたら今まで通り使えなくなるかもしれませんが、適宜修正して、生徒への確認用としてだけでも使ってもらえたらと思います。