こんにちは！ぺぬいです。
「計画しても、予定通りに
仕事が進んだことがない！」
こんな風に思ったことはありませんか？
まさに、過去の私がそうでした。
緊急の仕事を頼まれたり、
やり直しがあったり、
見込みよりも時間がかかってしまったり…。
タスクを実行するために必要な
準備や手順が狂って、残業だらけの毎日でした。
「なんでタスク管理しているのに、
こんなに時間をロスするんだろう？」
「優先順位の立て方が悪い？」
「そもそも、計画とかムダ？」
自分にこの仕事は向いていないんじゃないか…。
などといろいろと考えましたが、
悩み抜いた末に私はある結論に至りました。
この結論に至ってからは膨大なタスクを
１つ１つ、かつ締切に余裕をもって
終わらせることができるようになりました。
仕事で上手くいけば、
プライベートの時間もとれるし
もっと有意義に過ごすことができます！
その超重要な結論とは、
「自分を過信しないこと」です。
考えてみてください。
過去に
「これくらいの仕事量なら、
１時間でできそうだな」
と思って、その通りに
終わったことはどれくらいありますか？
この記事を読んでいるあなたは
ほとんど終わっていなかったはずです。
そう、人は自分の力を過信しすぎなのです。
私たちは勤務時間に目いっぱいタスクを
詰め込みがちです。
しかし実際は
「あれ？もしかしたら余裕で終わるかもしれない」
くらいで丁度いいのです。
では、どのように仕事を
進めていけばいいのでしょうか？
というわけで今回は、私の失敗から学んだ
「計画倒れしないための予定の立て方」
をご紹介します。
それではいきましょう！
すべての仕事は「手順書づくり」から始まる
仕事を進める上で
必ず取りかかるべきなのは
「手順書づくり」です。
多くの人は新しいタスクを振られたとき、
まず手を動かして作業することから
始めてしまいますが、それは大きな間違いです。
あなたがまずやるべきなのは
全体の見える化。
そのために手順書を書きます。
仕事の種類や大小にかかわらず、
どんな仕事でも手順書をつくれば
落ち着いて仕事が進められるからです。
手順書は次の３つのステップでつくります。
ステップ１「やるべきことを洗い出す」
最初は「やらないといけないこと」に
すべて名前をつけて書き出しましょう。
「研究授業の指導案を書くのを忘れてた！」
と思い出したら「研究授業指導案作成」と書く。
頭の中に浮かんだものに名前をつけ、
タスクとして書き出すだけで安心感が生まれます。
ステップ２「タスクと手順に仮の締切を入れる」
タスク全体と手順１つ１つに
締切を入れましょう。
仮の締切を設け、進行状況に合わせて
その都度書き換えてください。
これが「締切を守れる自分」への近道です！
ステップ３「タスクの優先順位を決める」
たくさんのやるべきタスクを見て、
優先順位を決めて下さい。
優先順位を決めないと、
期限や重要度を考慮せずに
手を動かすことになるので、
まったく効率的ではありません。
とりあえず目に入ったものから
やっていく。
疲れてきたところで他のタスクに目移りして、
いろんなタスクをいったりきたり…。
最終的にはまだ手を付けていない
タスクの期限が今日中だと気づき、
焦ってやる始末…。
そんなことにならないように、
手を動かして作業を始める前に
優先順位を決めましょう。
（必要なら）「誰がやるべきかを明確にする」
そのタスクは本当にあなたが
すべて行わないといけないことですか？
あなたがすべてのボールを
持っているのでしょうか？
自分だけが行うタスクもありますが、
複数の人で行う仕事もありますよね？
私がすぐに思いつくのは
「修学旅行のしおり作成」です。
目次、行程表、持ち物、地図、
宿泊施設の情報など、項目ごとに
誰が作るのかを分担していました。
会議で決めたことをすぐに紙に
書き出して共有することで、後で
言った言ってない論争が
起きることもなくなります。
たくさんのタスクを
抱えていると思っていたけれど、
誰がやるのかを明確にしてみたら
実はほとんど他の人のボールかもしれない
なんてこともあるかもしれません。
（おすすめ）「最初の手順だけに注目する」
やるべきことが全部見える状態だと、
あまりの多さにプレッシャーを感じ、
タスクが進められなくなるかもしれません。
おすすめは最初にやるべき手順だけが
目に入るように、メモや付せんに書き出したり
パソコンに表示させたりすることです。
こうすることでやるべきことが明確になり、
プレッシャーが減るはずですよ！
まとめ
いかがだったでしょうか？
実際の作業に取り掛かる前に手順書を書くことで
全体の見える化をすることができるので、
タスク完了までの見通しが立てやすくなります。
「要領がよくない」と思っていても、
適切なやり方を知るだけで解決できることは
たくさんあります。
このブログを何度も見直して、
自分の身体に染み込ませて下さいね！
それでは今回も
この記事を読んであなたが
実行することを私に教えてください！
他の人にやることを宣言することで
絶対に実行しないといけない
と自分自身に思わせることができます！
せっかくこの記事を読んでも
実行しなかったら
なんの意味もないですからね。
今すぐ公式LINEでメッセージを
送ってくださいね！
メッセージは一言、
「この記事を読んで学んだことは○○です。」
一緒に頑張って
仕事ができる教師を目指していきましょう！！